WEBSITE
“A interface do Website TASSI foi feito como etapa para o processo seletivo de uma empresa focada em criação de soluções para órgãos públicos, sendo esse o primeiro desafio técnico de UX/UI que participei. O objetivo era usar as técnicas que eu quisesse para propor a solução de um problema, que nesse caso era um sistema de assinatura eletrônica de documentos para os trabalhadores da Secretaria de Educação do estado de Campo Grande.
Esse foi um processo muito enriquecedor, pois pude colocar em prática tudo aquilo que estava aprendendo na pós graduação e tive a oportunidade de aprender muitas outras durante o processo.
A timeline para a entrega das principais telas da solução foi de 5 dias corridos, os quais gastei realizando pesquisas e levantando dados, onde realizei pesquisa no site do órgão e alguma entrevistas rápidas com alguns servidores para a criação de um mapa de empatia e mapeamento da jornada de usuário. Após as pesquisas e definição da jornada estabeleci um MVP da solução, para então criar os wireframes e posteriormente o protótipo navegável.
Infelizmente não fui aprovado para a vaga, mas recebi feedbacks super positivos e que agregaram bastante no meu desenvolvimento como Designer. Esse é um dos projetos que mais gosto, pois o processo para desenvolvê-lo me proporcionou muitas descobertas e pude ter a oportunidade de receber várias visões profissionais sobre como melhorar o meu trabalho". - Ronney Freitas
DESAFIO
Aplicar técnicas para propor uma solução web de assinatura e tramitação dos documentos da Secretaria de Educação do Estado de Campo Grande.
JUSTIFICATIVA
O processo de assinatura e tramitação de documentos da SED é muito demorado. Os servidores do órgão seguem um fluxo manual, que também gera perdas dos arquivos além do desgaste do papel que ocorre com o tempo.
CENÁRIO
Oferecer uma solução para os trabalhadores da Secretaria de Educação do estado, que tem como tarefa diária a assinatura e tramitação de documentos.
Atividade é realizada por:
- Processo manual
- Documentos depositados em recipientes na mesa de cada funcionário para assinatura
Processo da atividade:
-
Impressão do documento
-
Tramitação do documento para o assinante
-
Solicitação de assinatura
-
Assinatura do documento
-
Tramitação do documento para o remetente
-
Retorno do documento assinado
Problemas:
- Desperdício e demora de tempo
- Danos ou perda dos documentos
USER JOURNEY
Servidores SED:
Tramitação de documentos para assinatura
Digitação do documento
1
Impressão do documento
Documento entregue à secretaria do departamento para ser entregue ao assinante
Secretário(a) loga no sistema de tramitação da unidade
Documento é cadastrado no sistema
Documento é tramitado ao departamento do assinante
Documento protocolado em caderno
Servidor sai de seu departamento para entregar o documento
Assinatura de entrega do documento no caderno de protocolo
Assinante recebe o documento
2
Assinante analisa e assina o documento
Assinante devolve o documento para secretaria retornar ao remetente
Servidor tramita o documento para o remetente
Documento protocolado em caderno
Servidor sai de seu departamento para entregar o documento
Assinatura de entrega do documento no caderno de protocolo
Documento é deixado em recipiente na mesa do remetente pela secretaria do departamento
Remetente recebe documento assinado
Servidor retorna ao seu departamento
Documento é deixado em recipiente na mesa do assinante pela secretaria do departamento
MAPA DE EMPATIA
JOURNEY
REQUIREMENTS
LOGIN
UPLOAD
TRAMITAÇÃO
ASSINATURA
Com quem estamos
sendo empáticos?
Secretaria de Educação do estado de Campo Grande.
1
2
O que eles
precisam fazer?
Ter mais agilidade nos processos de assinatura e tramitação de documentos.
3
5
6
4
O que vê?
-
Processos lentos e manuais.
-
Veem outros colaboradores falando em melhorias dos processos e outros que não
se importam com isso.
-
Resoluções do governo, processos administrativos, ofícios, etc e assiste jornais.
O que fala?
-
Falam que gostariam de maior agilidade nas tramitações de documentos.
-
Reclamam da demora no fluxo de assinatura.
-
Gostariam de falar que os processos são rápidos e eficientes.
O que escutam?
Que os documentos demoram a retornar.
Decisões demorar a ser tomadas.
Há muita burocracia nos processos do órgão.
O que fazem?
Lidam com muitas informações e documentos diariamente.
Buscam maneira de otimizar os processos da rotina de trabalho.
Se esforçam para conciliar a rotina do trabalha com a vida pessoal.
7
DORES
DESEJOS
-
Processos lentos.
-
Desperdícios de tempo.
-
Atividades muito manuais.
-
Perda de documentos.
-
Danos físicos aos arquivos.
-
Desperdício de papel.
-
Gastos elevados com materiais de expediente.
-
Processos otimizados.
-
Rapidez na tramitação.
-
Digitalização dos processos.
-
Controle das informações.
-
Diminuição de recursos e esforço físico.
-
Um sistema seguro e de confiança.
MVP
PERSONAS E
PLATAFORMA
VISÃO DO MVP
RESULTADO ESPERADO
Funcionários da Secretaria de Educação do Estado.
Plataforma digital (WEBSITE)
Otimizar o processo de tramitação dos documentos.
Otimização de tempo.
Conservação e segurança dos documentos.
Aumento da satisfação dos colaboradores.
FUNCIONALIDADES
JORNADAS
Tramitação de documentos para assinatura.
Assinatura de documentos pelo destinatário.
Devolução de documentos ao remetente.
Recebimento do documento assinado.
MÉTRICAS PARA AVALIAR AS HIPÓTESES DO NEGÓCIO
LOGIN
UPLOAD DE DOCUMENTOS
ASSINATURA
TRAMITAÇÃO
CUSTO E CRONOGRAMA
Diminuição no tempo do fluxo de tramitação de documentos em pelo menos 40%.
% de digitalização dos documentos e consulta de informação na plataforma.
Pesquisa de satisfação com índices de aprovação dos funcionários.
Não foram levantados valores reais por ser um desafio sem intenções de criar um produto funcional.